Der Versand von Waren oder Dokumenten außerhalb der Europäischen Union ist nach Zollbestimmungen deklarationspflichtig. Eine Handelsrechnung dient zur Rechnungsstellung und als Unterlage für die zollamtlichen Behandlung im Einfuhrland sowie der Überprüfung der Vertragsabwicklung und als Beweismittel bei Kaufvertragsstörungen. Begleitend zu der Ware muss eine Handelsrechnung oder eine Proforma-Rechnung vorliegen. Bei Sendungen von Waren, welche keinen Handelswert besitzen wird eine Proforma-Rechnung angefertigt. Eine Handelsrechnung wird erstellt, wenn die Ware einen Handelswert besitzt. Durch diese Informationen auf der Handelsrechnung wird die Ware näher Beschrieben:
- Namen und Anschriften des Empfänger und Versender
- vollständige Warenbezeichnung
- Menge und Preis der Ware
- vereinbarte Liefer- und Zahlungsbedingungen
Handlungsrechnung dienen also dem Empfänger und dem Zoll im Empfängerland, die Waren korrekt zu besteuern und zu erkennen, ob verbotene Güter eingeführt werden.